こんにちは！ハピラボ通信です。
年末は「掃除」だけでなく、1年の情報を整える好のタイミング。特に仕事も家庭もフル稼働の30代・40代の女性にとって、来年のスタートを軽やかにするためには “書類整理” が大きな鍵になります。
今回は、片づけ収納士の小川典美さんに書類整理の本質と、年末にやるべきポイントを伺いました。 読み進めるほど、「あ、私が書類でつまずいてきた理由ってこれだったのか…」と深く腑に落ちるはずです。
１.そもそも…どうして書類整理ってこんなに難しいの？
みなさんは考えたことがありますか？
- 何種類のファイルを使っているのか？
- 家の中の何ヵ所に似たカテゴリーの書類が置かれているのか？
- ファイルのサイズがバラバラで、置く場所まで増えていないか？
実は、書類整理が難しくなる理由のひとつは「管理方法を増やしすぎてしまったこと」 にあります。
メディアやSNSで得た情報をたくさん取り込みすぎて、自分に合わない整理方法まで導入してしまい、気づくと管理が複雑化…その時は理解していても、月日が経つと曖昧になってしまうのです。
小川さんはまずこう伝えてくれました。
「その中で一生懸命に書類整理をしてきた“自分”を、まずはほめてあげてください」
無意識のうちに複雑化してしまっただけ。あなたが悪いわけではありません。
２.書類とは「情報」。情報は常に“新しい”ことに価値がある
小川さんは、書類をこう定義しています。
「書類とは情報。情報は自分と家族にとって常に新しい状態である必要がある」
新しい・整理された情報があると、得られるものは3つ。
- 『生産性』
必要な情報がサッと取り出せると、仕事も家事も時間のロスがなくなる。
- 『生活の安定』
支払い関係・学校関係・契約書類などが整っていると、急な対応にも困らない。
- 『安心感』
「どこにあるかわからない」というストレスから解放され、家庭全体が落ち着く。
書類整理は、片付けの中でも特に 家族の安心と生活の質 に直結する作業なのです。
３.書類整理の目標は「いつでも・誰でも・必要なときに取り出せる」
小川さんが最重要視する書類整理のゴールはこれ。
「あなたが外出していても、家族が迷わず取り出せること」
家族も、未来の自分も困らない仕組み。これこそが“良い書類整理”の基準です。
４.プロが教える黄金ルール①
書類の保管場所は「2ヵ所」で完結させる
脳科学的にも、保管場所は少ないほどストレスが減ります。小川さんは 「書類は最大2ヵ所」 を徹底するよう推奨しています。
| 区分 | 保管場所 | 書類例 |
| 日常（よく使う） | 家族みんなが手の届く場所 | 学校・習い事プリント、仕事で使う資料 |
| 日常（周期的に必要） | 家族みんなが手の届く場所 | 契約書3〜5年分、保険資料、取扱説明書 |
| 非日常（思い出・過去書類） | アクセスしにくい専用箱 | 過去のメモ、古い契約書、思い出系 |
書類の種類ごとではなく、「日常」と「非日常」で分けるのがコツ。場所が増えれば増えるほど管理ができなくなるので、2ヵ所で完結させるルールが生きてきます。
５.プロが教える黄金ルール②
捨てられない書類は“思い出の箱”へ
- 「昔のメモだから…」
- 「また読むかもしれない…」
そんな罪悪感がある書類は、無理に捨てる必要はありません。“思い出の箱”に移動するだけでOK。これだけで日常のスペースが軽くなり、日々の情報整理に集中できるようになります。
６.プロが教える黄金ルール③
書類整理の前に「保管場所の確保」が最優先
冷蔵庫置場や洗濯機置場が家の中に決まっているように、書類にも"定位置”が必須です。
まずは保管場所の確保からスタート。それだけで書類整理の半分は成功したと言っても過言ではありません。
７.分類に迷ったときの判断基準
“どっちの分類にあった方が見つけやすい？”書類＝情報。
つまり、取り出すときに一番大切なのは 迷わず・素早く 取り出せること。
迷ったらこう考えてください。
『自分と家族が取り出すとき、どちらに入っていた方が見つけやすい？』
この視点で分類すると、正解にたどり着けます。
８.早速実践！最初の手順は「紙モノの全出し」
ここまでで書類整理の書類整理が難しい理由、黄金ルール、などの考え方を話してきました。早速、実践していきましょう！その際は
最初に「紙モノの全出し」をすることが最大のポイント。
理由は4つ。
- 書類は『散らばりやすく・重複しやすい』
紙モノは家中のあちこちに置かれがちで、同じ書類が何部も出てくることもあります。一度すべてを集めることで、どこに何があるか・何が重複しているかを正しく把握できます。
- 必要かどうかの判断がクリアになる
ファイルや封筒に入ったままだと「大事そう」に見えて、手が止まりやすいのが書類の特徴です。全部出し、並べて外に出すことで、内容や日付が見え、『今の生活に必要かどうか』が判断しやすくなります。
- 分類・仕分けがしやすくなるため
書類はカテゴリーが細かく、混ざりやすいモノ。全出することで
・保険
・学校関係
・住宅、税金
・取扱説明書
・保証書
など、カテゴリーごとの量が一目で分かり、仕分けがスムーズになります。
- 必要量に合った『管理しやすい仕組み』が作れるため
どのカテゴリーが多いかが分かると、収納用品が必要かどうか、また、収納用品の数を最適に設計できます。全出しをしないまま収納だけ整えても、量に合わず続かない仕組みになりがちです。
▼全だしでの注意点（書類に限らず）▼
全部出すことは、あちこちに分散しているモノを1カ所に集めることです。カテゴリーが異なるモノを「分ける」ということを意識して出してください。そして、出すときには感情を入れないで「作業員」に徹することがスムーズに進めるポイントになります。
９.片付けの目的は「捨てる」ではなく「選ぶ」
書類整理が苦手な人に共通するのは『捨てなくちゃいけない』という強いプレッシャー。小川さんはそんな方に向けてこう言います。
「目的は『捨てること』ではなく、『選ぶこと』です」
今の自分と家族に必要な情報を選ぶ。それができると、書類整理が今までとは違ったもの変わります。
まとめ：年末は“情報のリセット”で新年が驚くほど軽くなる
- 書類整理は、家族全員の安心と生産性を高める土台
- 保管場所は2ヵ所まで
- 思い出は思い出の箱へ
- 迷ったら「どちらが見つけやすい？」と考えてみる
- 年末は“紙モノ全出し”を行うのに最高のタイミング
ぜひ今年は、掃除だけでなく「情報整理」も一緒に。家が整うだけでなく、仕事・家事・育児のすべてが驚くほどスムーズになります。
次回のハピラボ通信もお楽しみに！ではでは。
【この記事の監修者】
株式会社 希龍
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小川典美
